Báo cáo tổng quan
Kiểm tra sức khỏe số liệu
Phần mềm tự rà soát mỗi khi mở tab Báo cáo: tồn kho âm, quỹ âm, thu vượt, bán dưới giá vốn, nợ quá hạn, hàng dưới mức tối thiểu, chưa khóa sổ, chưa sao lưu...
Báo cáo kết quả kinh doanh
Công nợ & Tồn kho (tại ngày đến kỳ đang chọn)
Nợ quá hạn (tính đến hôm nay)
Hạn thanh toán = ngày hóa đơn + số ngày được nợ (của riêng khách, hoặc mặc định trong Quản trị). Bấm số điện thoại để gọi nhắc khách.
| Số HĐ | Khách hàng | Điện thoại | Ngày HĐ | Hạn TT | Quá hạn | Còn nợ |
|---|
Theo nhân viên bán hàng (kỳ đang chọn)
Nhân viên bán = người tạo đơn nháp (khi chuyển thành hóa đơn), hoặc người lập hóa đơn; Giám đốc/Kế toán đổi được trên form hóa đơn. Hóa đơn lập trước khi có tính năng này hiện là "(Chưa ghi nhận)".
Đối chiếu Doanh thu sổ sách vs Thực thu (kỳ đang chọn)
Doanh thu sổ sách tính theo ngày lập hóa đơn, dù tiền chưa về. "Đã thu thực tế" tính đến HÔM NAY (gồm cả tiền trả sau) - quay lại xem kỳ cũ này sau sẽ thấy số này tự tăng khi khách trả thêm.
Sổ quỹ (đối chiếu Tiền mặt / Ngân hàng)
Gõ số dư thực tế bạn đếm/kiểm được (tiền mặt trong két, hoặc số dư trên app/sao kê ngân hàng) vào cột "Số dư thực tế" để so sánh ngay với sổ sách. Nếu không khớp sẽ hiện màu đỏ.
| Quỹ | Số dư đầu kỳ | Thu trong kỳ | Chi trong kỳ | Số dư cuối kỳ (theo sổ) | Số dư thực tế | Chênh lệch |
|---|
Thu – Chi theo ngày
Top sản phẩm bán chạy
Top khách hàng
Danh mục sản phẩm
| Mã hàng | Tên hàng | ĐVT | Nhóm hàng | Giá bán | Tồn kho | Giá vốn BQ | Trạng thái |
|---|
Hóa đơn bán hàng
| Số HĐ | Ngày | Khách hàng | Tổng tiền | Đã thu | Còn nợ | Lãi gộp | |||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Đơn hàng nháp
Nhân viên bán hàng ghi nhanh đơn hàng ở đây - chưa trừ tồn kho, chưa tính giá vốn/công nợ. Kế toán/Giám đốc kiểm tra rồi bấm "Chuyển thành hóa đơn" để chính thức ghi vào sổ sách.
| Số đơn nháp | Ngày | Khách hàng | Người tạo | Trạng thái | ||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Khách hàng
Nếu không chọn ngày, các cột công nợ bên dưới tính trên toàn bộ thời gian. Chọn "Từ ngày" để xem thêm cột "Nợ đầu kỳ".
| Mã KH | Tên khách hàng | Số điện thoại | Địa chỉ | Nợ đầu kỳ | Giá trị bán hàng | Đã thu | Còn nợ | Dư tạm ứng | Trạng thái |
|---|
Cộng tác viên & hoa hồng
Khi lập hóa đơn, chọn CTV giới thiệu → phần mềm tự tính hoa hồng (theo % của CTV, sửa được) và tính vào chi phí, giảm lợi nhuận đúng tháng của hóa đơn. Khách trả lại hàng thì hoa hồng tự giảm theo. Khi trả tiền cho CTV, bấm "Trả hoa hồng" ở đây (đừng lập Phiếu Chi thường cho khoản này, sẽ bị trừ lợi nhuận 2 lần).
| Mã CTV | Tên CTV | Số điện thoại | % HH mặc định | Số đơn | Doanh số | Hoa hồng | Đã trả | Còn phải trả | Trạng thái |
|---|
Nhà cung cấp
Nếu không chọn ngày, các cột công nợ bên dưới tính trên toàn bộ thời gian. Chọn "Từ ngày" để xem thêm cột "Nợ đầu kỳ" (công nợ còn lại tính đến trước ngày đó).
| Mã NCC | Tên nhà cung cấp | Số điện thoại | Địa chỉ | Số TK ngân hàng | Nợ đầu kỳ | Giá trị nhập hàng | Đã thanh toán | Còn nợ | Dư tạm ứng | Trạng thái |
|---|
Phiếu nhập kho
| Số phiếu | Ngày | Nhà cung cấp | Tổng tiền | Đã thanh toán | Còn nợ | |||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Trả hàng
Lập phiếu Khách trả hàng: tab Bán hàng → bấm "Xem/In" hóa đơn gốc → nút "Khách trả hàng". Lập phiếu Trả hàng nhà cung cấp: tab Nhập kho → bấm "Trả hàng" ở phiếu nhập gốc. Phần mềm tự cộng/trừ tồn kho, giảm công nợ, giảm doanh thu/lãi đúng ngày trả, và tự lập Phiếu Chi/Phiếu Thu nếu có hoàn tiền.
Khách trả hàng
| Số phiếu | Ngày trả | HĐ gốc | Khách hàng | Giá trị hàng trả | Đã hoàn tiền | Phiếu chi hoàn | Ghi chú | ||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Trả hàng nhà cung cấp
| Số phiếu | Ngày trả | Phiếu nhập gốc | Nhà cung cấp | Giá trị hàng trả | NCC đã hoàn tiền | Phiếu thu hoàn | Ghi chú | ||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Thu chi
Các số trên chỉ cộng Phiếu Thu/Phiếu Chi (gồm cả phiếu chuyển quỹ), chưa gồm tiền trả ngay trên hóa đơn và phiếu nhập. Tiền thu/chi thật của công ty xem ở tab Báo cáo; số dư từng quỹ xem ở Sổ quỹ.
| Số phiếu | Ngày | Khoản thu | Khách hàng | Đơn hàng | Số tiền | Hình thức | Ghi chú | |||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Số phiếu | Ngày | Khoản chi | Nhà cung cấp | Đơn hàng | Số tiền | Hình thức | Ghi chú | |||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Dùng khi chi phí thuộc tháng này nhưng tháng sau mới trả tiền (VD lương tháng 10 trả đầu tháng 11). Ghi vào đây trước khi khóa sổ để chi phí vào đúng tháng; khi trả bấm "Trả tiền", phần mềm lập Phiếu Chi, quỹ giảm nhưng không tính chi phí lần hai.
| Số phiếu | Kỳ chi phí | Khoản chi | Số tiền | Ghi chú | Trạng thái |
|---|
Tồn kho hiện tại
| Mã hàng | Tên hàng | ĐVT | Tồn kho | Tối thiểu | Giá vốn BQ | Giá trị tồn |
|---|
Quản trị
Người dùng
| Tên đăng nhập | Họ tên | Vai trò | Trạng thái |
|---|
Sao lưu & Xuất dữ liệu
Dữ liệu tự sao lưu mỗi 6 giờ, lưu ở 2 nơi: trong thư mục phần mềm VÀ ở ... (ngoài ổ chứa phần mềm, để an toàn hơn nếu ổ đó gặp sự cố).
| Tên file | Nơi lưu | Thời gian | Dung lượng |
|---|
Tài khoản nhận chuyển khoản (hiện mã QR trên hóa đơn)
Điền thông tin tài khoản để hóa đơn tự hiện mã QR cho khách chuyển khoản. Để trống mục nào thì mục đó không hiện QR.
Tài khoản cá nhân
Tài khoản doanh nghiệp
Đặt tên các quỹ / tài khoản ngân hàng
Đổi tên để dễ phân biệt khi chọn hình thức thanh toán và khi xem Sổ quỹ (VD: "Vietcombank - Công ty", "ACB - Cá nhân Công"...). Quỹ "Tiền mặt" không đổi tên được.
Cài đặt chung
Công nợ
Hóa đơn điện tử
Báo cáo qua Zalo (gửi riêng cho Công)
Mỗi ngày bot Zalo tự gửi: báo cáo tuần (từ thứ Hai đến nay) + số dư các quỹ. Gửi trước 12h trưa thì báo cáo tính đến hết hôm qua.
Dán mã này vào file .env của bot Zalo (dòng BAO_CAO_BAN_HANG_KEY=...). Tạo mã mới thì mã cũ hết hiệu lực.
Khóa sổ
Khi đã chốt số liệu xong 1 tháng (đã đối chiếu quỹ, công nợ, tồn kho), khóa sổ đến hết ngày cuối tháng đó. Sau khi khóa, không ai (kể cả Giám đốc) thêm/sửa/hủy được hóa đơn, phiếu nhập, phiếu thu/chi, phiếu trả hàng có ngày nằm trong kỳ đã khóa — báo cáo các tháng đã chốt sẽ không tự thay đổi. Muốn sửa thì phải mở khóa ở đây trước.
Chứng từ đã hủy
Mọi hóa đơn, phiếu nhập, phiếu thu/chi, phiếu trả hàng bị hủy đều được lưu nguyên bản ở đây (ai hủy, lúc nào, lý do) — không còn tính vào số liệu nhưng vẫn tra cứu lại được.
| Thời gian hủy | Loại | Số chứng từ | Ngày chứng từ | Số tiền | Người hủy | Lý do |
|---|
Lịch sử sửa chứng từ
Mỗi lần sửa hóa đơn, phiếu nhập, phiếu thu/chi, nội dung cũ được lưu lại ở đây (ai sửa, lúc nào). Hiện 200 lần sửa gần nhất.
| Thời gian sửa | Loại | Số chứng từ | Người sửa |
|---|
Nhật ký hoạt động
| Thời gian | Người dùng | Hành động | Kết quả |
|---|